Empresas invierten 30% más en adopción digital: clave del éxito.

En los últimos años, las empresas han invertido considerablemente en tecnología para digitalizar sus operaciones. Sin embargo, a pesar de tener implementado un ecosistema digital, muchas organizaciones no están viendo el retorno esperado. El problema ya no radica en la implementación de las herramientas, sino en la adopción por parte de los usuarios.

Según datos de Gartner, más del 70% de las iniciativas de transformación digital no logran alcanzar sus objetivos iniciales debido a la falta de adopción por parte de los usuarios. Esto tiene un impacto directo en la productividad, con tareas duplicadas y pérdida de tiempo operativo, lo que lleva a las organizaciones a utilizar solo una fracción del potencial de las herramientas por las que ya están pagando.

De la urgencia a la eficiencia operativa

El ecosistema de Microsoft, con soluciones como Microsoft Teams, SharePoint y OneDrive, se ha convertido en estándar en muchas organizaciones. Sin embargo, la disponibilidad de estas herramientas no garantiza su uso eficiente.

«Nos encontramos con empresas que tienen todo implementado, pero siguen operando con lógicas antiguas: archivos locales, múltiples versiones de un mismo documento o dependencia excesiva del correo electrónico», señala Nicolás Marcoff, Team Leader en Raona. Invertir en tecnología sin trabajar en la adopción es, en la práctica, digitalizar ineficiencias.

En una compañía industrial de más de 500 empleados, el uso de Microsoft Teams se limitaba a reuniones virtuales, mientras que la gestión documental seguía realizándose por correo electrónico. A través de un proceso de adopción enfocado en casos reales, lograron migrar el trabajo hacia entornos colaborativos, reduciendo significativamente la generación de versiones duplicadas de documentos y disminuyendo el uso del correo interno para intercambio de archivos.

Un cambio en el presupuesto: invertir en adopción

Una de las transformaciones más relevantes que se está observando es la redistribución de la inversión tecnológica en las empresas. Actualmente, muchas organizaciones están destinando entre un 15% y un 30% adicional a iniciativas de adopción, como capacitación, acompañamiento y rediseño de procesos.

«Cuando la adopción mejora, el impacto es inmediato: menos tiempo perdido en tareas manuales, menos errores y una mejor colaboración entre equipos», destaca Marcoff. En una empresa del sector energético con operaciones internacionales, este enfoque permitió ordenar flujos de trabajo desestructurados, reducir errores operativos y mejorar los tiempos de acceso a documentación crítica.

Comunicación interna: el punto crítico

La forma en que se comunica la información dentro de una organización sigue siendo uno de los principales desafíos. El desarrollo de hubs de comunicación interna sobre SharePoint se ha convertido en una de las soluciones más demandadas.

«La adopción no es solo enseñar a usar una herramienta. Es generar hábitos. Y eso implica que las personas sepan dónde encontrar la información y confíen en ese entorno», agrega Marcoff. En organizaciones con múltiples canales de comunicación, la implementación de hubs ha permitido reducir significativamente el tiempo que los usuarios destinan a buscar información dentro de la organización.

Adopción digital: un proceso continuo

La adopción digital no es un proyecto puntual, sino un proceso continuo dentro de las organizaciones. En Raona, los proyectos combinan diagnóstico, capacitación y acompañamiento en situaciones reales de trabajo para integrar las herramientas en la operativa diaria.

«Las sesiones que mejor funcionan son aquellas que abordan problemas concretos: cómo compartir información correctamente, cómo trabajar en un mismo documento o cómo organizar un proyecto. Ahí es donde se produce el cambio real», explica Marcoff. En una organización con una fuerte carga administrativa, la migración hacia OneDrive y SharePoint permitió mejorar el acceso a la información, asegurar el versionado y reducir riesgos asociados a la gestión de datos.

Inteligencia artificial: la próxima capa

La incorporación de herramientas como Microsoft Copilot plantea un nuevo escenario en el ámbito empresarial. Sin embargo, Marcoff advierte que las organizaciones que no han resuelto la base, es decir, el orden de la información y las buenas prácticas, tendrán dificultades para aprovechar estas herramientas. La inteligencia artificial potencia lo que ya existe, no lo corrige.

Un cambio cultural con impacto en negocio

En la actualidad, las organizaciones buscan lograr eficiencia, mejorar la colaboración y asegurar una gestión adecuada de la información. El enfoque ya no está en tener más tecnología, sino en utilizarla de manera más efectiva.

«La tecnología ya está. El desafío es cómo se usa. Y eso depende de las personas, los procesos y una estrategia clara de adopción», concluye Marcoff. Las empresas que logren resolver la adopción obtendrán una clara ventaja competitiva al aprovechar al máximo las herramientas digitales disponibles.

En resumen, la adopción digital se ha convertido en un proceso fundamental para las organizaciones, donde la capacitación, el acompañamiento y la integración de las herramientas en la operativa diaria son clave para garantizar el éxito de las iniciativas de transformación digital.