Running un gran el negocio es complicado, a menudo abrumadoramente. Los procesos aparentemente sencillos, como tomar un pedido y recibir el pago, pueden tomar miles de caminos posibles, por ejemplo, si se necesita una verificación de crédito adicional, se debe confirmar la entrega o enviar una factura de seguimiento. Aunque a menudo es necesario, el galimatías complica la vida de las empresas y ralentiza las cosas. Las ineficiencias resultantes pueden costar a las empresas cantidades asombrosas: entre el 20 % y el 30 % de los ingresos anuales, según una estimación.
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Los creadores de software ahora están encontrando formas de desenredar el espagueti procesal con la ayuda de la «minería de procesos». A pesar de su nombre aburrido, es una de las áreas de tecnología de la información de más rápido crecimiento (ÉL). Generó alrededor de mil millones de dólares en ventas anuales en 2022, calcula Gartner, una ÉL consultoría, y podría triplicar su tamaño en los próximos años. Celonis, un minero de procesos alemán, recaudó recientemente $ 1 mil millones con una valoración de $ 13 mil millones, lo que la convierte en la empresa emergente más grande de Alemania y su historia de éxito tecnológico más importante desde SAVIAun gigante del software empresarial, fue fundado hace 50 años.
Los consultores han tratado durante mucho tiempo de modelar y optimizar los procesos comerciales para clientes corporativos. Pero sus modelos abstractos rara vez reflejaban la compleja realidad. Para obtener una mejor vista, dos cosas tenían que suceder. Las empresas tenían que poder extraer «archivos de registro» de ÉL sistemas, mostrando en detalle cómo funcionan estos sistemas. Y se tuvieron que desarrollar algoritmos para procesar estos datos. En base a eso, «puede construir automáticamente un modelo que le muestre lo que realmente está sucediendo», explica Wil van der Aalst, un pionero en el campo que ahora trabaja en RWTH Universidad de Aachen en Alemania. Eso ayuda a las empresas a determinar si, por ejemplo, la verificación de crédito adicional genera demoras innecesarias en el envío o si la confirmación de la entrega se registró de manera oportuna.
La noción de minería de procesos no es nueva; van der Aalst comenzó a escribir algoritmos de modelado en la década de 1990. Pero se necesitaron nuevas empresas como Celonis para «industrializar estas ideas», dice Bastian Nominacher, quien cofundó la firma en 2011 con dos compañeros de estudios en Munich. Tropezaron con la minería de procesos cuando se les pidió que arreglaran el problema disfuncional ÉL sistema de una emisora local. Les tomó solo tres meses desarrollar su primer producto. En lugar de comercializarlo entre los ejecutivos de procesos comerciales, como lo habían hecho antes sus rivales, se dirigieron a la alta gerencia, prometiendo grandes ahorros (que su software muestra de manera destacada en los tableros). Los primeros clientes incluyeron a Siemens, un gigante de la ingeniería alemán, donde Celonis pudo perfeccionar sus productos. Luego se expandió al extranjero al llegar a un acuerdo para aprovechar SAVIA(mientras rechaza las ofertas de adquisición de la empresa tecnológica más grande). Hoy emplea a 3.000 personas.
El éxito de Celonis (y el 65% de participación en el mercado pequeño pero de rápido crecimiento) ha atraído a competidores. Unas 50 empresas ahora ofrecen una gama de servicios de minería, desde verificar si un proceso funciona en la práctica como debería en el papel, hasta medir cómo se compara con el mismo proceso en otras empresas. Cada vez más, la minería de procesos se combina con inteligencia artificial para predecir dónde y cuándo pueden ocurrir cuellos de botella. Celonis vende un «sistema de gestión de ejecución» integral que realiza un seguimiento continuo de los procesos y trata de hacerlos más eficientes. Marc Kerremans de Gartner observa que algunas empresas ya están utilizando las mismas herramientas que permiten a las empresas optimizar sus procesos para lograr velocidad y eficiencia para limitar otros tipos de desechos, como las emisiones de carbono.
Al igual que con otros muy publicitados ÉL, más de un cliente de minería de procesos terminará decepcionado y su director ejecutivo se preguntará por qué gastó tanto dinero por tan poca ganancia. Pero hazlo bien, y los beneficios pueden ser sustanciales. Cuando Siemens comenzó a trabajar con Celonis en 2011, contaba con 923 000 variantes solo en su proceso de pedido al cobro. Hoy se han eliminado alrededor de 10 millones de intervenciones manuales, o una cuarta parte del total. ■
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Fuente: The Economist (Audios en inglés)