Gracias al uso de un software contable todos los procesos administrativos de la empresa, que antes eran manuales, se agilizan, desde la facturación a la gestión de los equipos, pasando por los datos contables, transacciones financieras diarias, los gastos, los ingresos, etc.
Un software contable se trata de un programa informático especialmente diseñado para simplificar el trabajo y las tareas de contabilidad de una empresa, ya sea un pequeño negocio, Pyme o una gran corporación. En suma, es una herramienta muy útil y necesaria para administrar las diferentes operaciones que tienen relación con la gestión de los negocios en cuanto a liquidaciones, cobros, turnos, control, etc.
En el mercado existen distintos software de contabilidad y facturación electrónica para Pymes, o software basado en la nube, pero es muy importante tener en cuenta que cumplan determinados requisitos, y, sobre todo, que sean útiles para la empresa que los maneja. En ese sentido, un software contable debe aportar un seguimiento de datos, personalizar facturas, generar informes y mucho más. Debe ser una herramienta contable para pequeñas empresas y también para negocios que estén creciendo.
Un software contable que administra en un solo lugar
Esta útil herramienta debe serlo en todos los sentidos, por ello, es imprescindible que el software contable permita a los usuarios trabajar desde cualquier lugar y en varios dispositivos. De esta manera se podrá acceder a los libros contables y administrarlos desde el propio ordenador o portátil, incluso desde la tablet o el teléfono móvil cuando el usuario lo necesite.
Otro de los detalles que se deben tener en cuenta es que se puedan realizar facturas profesionalizadas en pocos segundos. En ese sentido, las plantillas personalizadas para cada negocio y los recordatorios automáticos hacen que el recibo de los pagos sea aún más sencillo.
Mejores facturas y pagos más rápidos
Interesante también es que esta herramienta sea eficaz con respecto a la gestión del tiempo libre, es decir, que pueda sincronizar con la entidad bancaria, así como con las aplicaciones favoritas del usuario para que los libros contables siempre estén actualizados y precisos.
Lo mismo ocurre con las reclamaciones. El programa debe guardar y ordenar los recibos de gastos para poder reclamar absolutamente todo lo que corresponda cuando llegue el período impositivo.
En resumen, disponer de un software de gestión de la contabilidad permitirá a la empresa tener todo organizado a la perfección, de forma que todo esté ordenado y en el lugar correcto para consultar lo que se necesite cuando se necesite. Además, el programa debe asegurar que los datos de la empresa, que son su activo más valioso, estén perfectamente protegidos en sus servidores. No hay que tener nada guardado en los ordenadores.
Soporte gratuito e ilimitado
Existe otro requisito fundamental a la hora de adquirir un software de contabilidad y facturación electrónica, y es que el soporte al cliente sea gratuito y por tiempo ilimitado. Que en un solo clic se puedan resolver las dudas o los problemas que pudieran surgir. Sobre todo, al principio de trabajar con estos software de contabilidad en línea pueden surgir preguntas, pero gracias al soporte ilimitado los clientes estarán siempre atendidos y sabrán solucionar todas las cuestiones que se planteen.
Igualmente, es imprescindible que el programa que se adquiera aporte el derecho de poder tener actualizaciones en las versiones más recientes del mismo. Si las actualizaciones se realizan de forma automática y no afectan a los datos del cliente, mejor que mejor.
Probar antes de comprar
De hecho, hay opciones en el mercado que, además de todos estos requisitos que se han señalado, también dan la opción a sus clientes de probar de forma gratuita el programa durante un mes. De esta manera podrán realizar el seguimiento de gastos, personalizar facturas, generar informes y muchas más actividades desde un solo lugar. Así comprobarán cómo funcionan estos software de contabilidad en línea para decidirse por adquirirlos.