«I ESTARÁN de vuelta en la oficina [in two weeks] y tener una conexión Wi-Fi limitada mientras tanto «. Es seguro asumir que los lectores de esta columna están familiarizados con algo como este mensaje (que, como todos los demás citados a continuación, proviene de la vida real). Como ocurre con todos los aspectos de la cultura de la oficina, la respuesta automática ha evolucionado con el tiempo y más rápidamente en los últimos 18 meses de plaga. La buena etiqueta no siempre se ha mantenido al día.
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El precursor del “out of office” electrónico se encuentra a veces en los países mediterráneos, donde una nota manuscrita pegada al escaparate de una tienda anuncia al mundo: “Cerrado en agosto, en septiembre”. La respuesta automática digital fue inicialmente una peculiaridad de Microsoft, un gigante del software, que se remonta al sistema de correo electrónico Xenix de la compañía a fines de la década de 1980, antes de convertirse en la corriente principal en las siguientes dos décadas.
En aquellos primeros días, las respuestas tendían a ser concisas y al grano. Ese estilo persiste hasta el día de hoy, especialmente en los escalones más altos de las jerarquías corporativas. C-Las respuestas automáticas de los ejecutivos de la suite rara vez incluyen chistes o emojis, es decir, si se configuran en primer lugar. Un director ejecutivo no tiene que explicar su ausencia o falta de respuesta rápida, excepto posiblemente a la junta (que invariablemente habrá sido informada de los movimientos del jefe).
Sin embargo, más abajo en el orden jerárquico, la gente intenta cada vez más poner su marca personal en sus respuestas automáticas. Y si la bandeja de entrada de este suplente de Bartleby es una guía, la creatividad ha florecido en la era de los encierros y el trabajo remoto. Algunos intentan ser ingeniosos («Tendré un entusiasmo limitado por el acceso al correo electrónico»). Otros comparten («¡Estoy fuera de la oficina para casarme!»). Otros todavía están satisfechos con el exotismo (“Tenga en cuenta que estoy viajando en un área remota en Groenlandia y no tendré conexión a Internet o teléfono durante la mayor parte del período”).
A menudo, la respuesta automática involucra a personas más allá del remitente y el destinatario. Su columnista ha sido nombrada en numerosas ocasiones como la persona a quien los destinatarios de las respuestas automáticas de sus colegas deben dirigir sus consultas. Eso puede tener consecuencias a largo plazo. Los tipos de relaciones públicas todavía se niegan a eliminar su dirección de correo electrónico de sus listas de correo a pesar de que ella ha explicado paciente y repetidamente que el cambio climático no es su ritmo, por lo que no tiene sentido enviar sus comunicados de prensa diarios sobre agrosilvicultura en Kenia. De vez en cuando, las respuestas automáticas se convierten en una versión ciberespacial de una búsqueda del tesoro. Durante el verano, se dio la dirección de correo electrónico de Bartleby mientras ella estaba de vacaciones, por lo que el destinatario terminó siendo redirigido nuevamente.
A pesar de tales debilidades, la mayoría de los trabajadores de oficina no tienen ningún problema con el «fuera de la oficina». Una encuesta de 1,000 personas realizada en 2015 por Microsoft encontró que a la mayoría de los encuestados les gustó la práctica. Esto se debe en parte a que establecerlo puede marcar el inicio de unas vacaciones (lo que sucedió con el 77% de los encuestados). Pero el 60% también confesó disfrutar de una alegre respuesta recibida de otros.
Aún así, existen claros lo que se debe y lo que no se debe hacer. Como conocedor (y víctima) «fuera de la oficina», Bartleby recomienda ser directo e informativo. Indique las fechas de su ausencia. Si el período de ausencia es más largo que un feriado típico, puede ser necesario dar una explicación (servicio de jurado, licencia por paternidad, sabático).
El mensaje en sí mismo no tiene por qué ser un trabajo de amor. Compartir demasiado es incómodo. «Estoy en TDF”(Tiempo libre pagado) ha sido común en la era de la corona a pesar de la falta de elegancia de recordarle a los extraños que recibió una compensación por no estar disponible. Los fanfarrones humildes o un aire de importancia personal dan una nota falsa.
Tratar de ser gracioso a menudo se cae de bruces. Es mejor evitar incluir sugerencias para seguirte en Twitter o emojis de una sombrilla en la playa. Tres de cada diez encuestados de Microsoft informaron haber sucumbido a sentimientos de envidia y miedo a perderse algo cuando se les notificó que otros disfrutaban de las vacaciones tropicales. Salirse del tema, ya sea al incluir confesiones personales o citas de Muhammad Ali, no muestra erudición ni delicadeza, sino una mente distraída dada a divagar. Es como tener agua en la rodilla: las mejores cosas se encuentran en los lugares equivocados.
Ser consciente de que las personas quieren su atención antes de regresar a su puesto puede ser fundamental en la gestión de cualquier otra organización grande. Pero si estás surfeando en Maui, asistiendo a una conferencia, corriendo una ultramaratón en el desierto de Mojave, escribiendo una novela o tomándote un tiempo para pintar el garaje de tu madre, nadie necesita conocer los detalles.
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Este artículo apareció en la sección Negocios de la edición impresa con el título «Experiencia fuera de la oficina».
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Fuente: The Economist (Audios en inglés)